Der Online-Lastenheft-Generator führt Schritt für Schritt durch den gesamten Prozess (Bild: Abas)
Das ist kostenintensiv und erfordert die terminliche Abstimmung mit externen Personen. Abhilfe schafft der kostenfreie Erpplanner.com, ein Online-Lastenheft-Generator der Unternehmensberatung Evolvio, Karlsruhe, der unter Mitwirkung von Abas, Karlsruhe, entstanden ist. Die Software führt die Beteiligten im Unternehmen wie bei einem Auto-Konfigurator durch alle Fragestellungen. Das Lastenheft steht anschließend in Form eines offenen Excel-Dokumentes zur Verfügung, was an infrage kommende ERP-Anbieter geschickt werden kann. Der Fragenkatalog ist dabei nicht zwingend in einem Zug vollständig auszufüllen, denn aufgrund einer Speicherfunktion lässt sich die Bearbeitung zu jedem beliebigen Zeitpunkt fortsetzen. Dies stellt eine gewissenhafte Beantwortung der Fragen sicher, denn der Anwender hat die Option, fehlende oder noch zu klärende Daten ohne Termindruck nachträglich zu vervollständigen. Ist der gesamte Fragenkatalog ausgefüllt, ist das Lastenheft fertig und eignet sich als digitale Ausschreibungsunterlage, um mit potenziell geeigneten ERP-Anbietern in Erstkontakt zu treten. Der große Vorteil im Vergleich zu externen ERP-Beratern liegt neben der zeitlichen Flexibilität bei der Bearbeitung des Fragebogens insbesondere in der Kostenersparnis. So kann sich ein Unternehmen zunächst ein Bild davon machen, welche Voraussetzungen die neue Software erfüllen muss, ohne ein finanzielles Risiko einzugehen.